Revisar no es procesar. ¿Qué queremos decir con eso? Bueno, mucha gente tiene el hábito de revisar o escanear el correo electrónico a lo largo de todo el día, abriendo y cerrando mensajes sin tomar acción. Esto no sólo es una pérdida de tiempo, sino que puede ser mentalmente agotador. El modelo de las 4D es una herramienta comprobada para dejar de acumular correos electrónicos y vaciar la bandeja de entrada de forma rápida y fácil.
Construyendo el Hábito
- Bloquea tiempo en el calendario cada día laborable para procesar el correo electrónico. Para la mayoría de las personas, un bloque de 30 minutos al principio y al final del día funciona bien. Si bien es probable que aún proceses correo electrónico durante el día según sea necesario, estos bloques de tiempo te darán un espacio para hacerlo con mayor concentración y poder dejar vacía la bandeja de entrada.
- Usa las 4D para procesar cada mensaje. Pregúntate: ¿puedo borrarlo, o hacerlo en este momento en menos de dos minutos, o delegarlo a otra persona, o aplazarlo colocándolo en mi calendario o tareas para hacerlo después?